POLÍTICA DE PRIVACIDAD KL CONNECT

Fecha de entrada en vigencia: 01/08/2024

En KL Security S.A.S en adelante (“nosotros”, “nos”, “nuestro”, “KL Security”, “la Compañía”) estamos comprometidos con la protección de la privacidad y los datos personales de nuestros Usuarios. Esta Política de privacidad en adelante (“Política”) describe los tipos de información personal que recopilamos a través de la Aplicación móvil KL Connect, en adelante (“KL Connect”, “la Aplicación”) cómo usamos esta información, durante cuánto tiempo la conservamos, con quien la compartimos, y que derechos tiene el usuario en relación con el uso de su información, esto en cumplimiento a lo dispuesto en la legislación colombiana, especialmente la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

1. LOS PRINCIPIOS RECTORES

Nuestro tratamiento de datos personales se rige por los siguientes principios:

• Legalidad en materia de tratamiento de datos: Tratamos sus datos según las leyes aplicables para asegurar que todas nuestras acciones estén dentro del marco legal.
• Finalidad: Utilizamos sus datos solo para propósitos específicos y legítimos, los cuales le informamos de manera clara y precisa.
• Libertad: Solo procesamos sus datos con su consentimiento previo, expreso e informado, excepto en casos excepcionales donde la ley lo permita sin su autorización.
• Veracidad: Nos comprometemos a recopilar y mantener sus datos con precisión, integridad y actualización, evitando cualquier información parcial o engañosa.
• Transparencia: Le brindamos acceso a sus datos en cualquier momento, garantizando la transparencia en el manejo de su información personal.
• Acceso y Circulación Restringida: Limitamos el acceso a sus datos solo a personas autorizadas, asegurando que no estén disponibles públicamente sin control.
• Seguridad: Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger sus datos contra cualquier acceso, pérdida o uso no autorizado.
• Confidencialidad: Todos los involucrados en el tratamiento de sus datos están obligados a mantener la confidencialidad, incluso después de finalizar la relación, y solo se comunicarán sus datos conforme a lo autorizado por la ley.

2. INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS

Cuando los Usuarios utilizan la Aplicación móvil KL Connect, podemos recopilar los siguientes tipos de datos personales:

2.1. Información que nos proporciona voluntariamente

• Datos de la cuenta o del perfil: Cuando registre una cuenta con nosotros, podemos recopilar su nombre y datos de contacto, como su dirección de correo electrónico, número de teléfono, nombre de usuario, país, ciudad, barrio, dirección de ubicación de las cerraduras y credenciales de ingreso. Durante la interacción con nuestra aplicación, podemos recopilar información adicional sobre su apodo, imagen del perfil, código de país, preferencia de idioma o zona horaria que haya introducido en su cuenta.
• Datos Biométricos: Con el propósito de configurar y operar las cerraduras digitales, se recopilarán y almacenarán las huellas digitales a través del SDK de Tuya Smart. Igualmente, se podrán recopilar otros Datos Biométricos como reconocimiento facial y cualquier otra tecnología, esto en futuras actualizaciones de nuestros productos, siempre con su consentimiento previo y explícito.
• Información de Pago: Al realizar una compra en línea, la información de pago, como los números de tarjetas de crédito o débito y datos de cuentas se almacenan en la pasarela de pago que elija el usuario. Los datos de dirección de facturación y detalles de transacciones se almacenan directamente en las bases de datos de KL Connect.
• Información de Entrega: Recopilamos la dirección de envío del cliente para procesar y entregar los pedidos de productos.
• Información de Contacto: Recopilamos información de contacto adicional, como números de teléfono y direcciones de correo electrónico, para comunicarnos con los clientes sobre sus pedidos y proporcionar soporte al cliente.
• Información de Devoluciones y Garantías: Al solicitar una devolución de producto o una reclamación por garantía, recopilamos información sobre el motivo de la devolución, detalles del producto y datos de contacto para procesar la solicitud.
• Comentarios: Cuando utilice las funciones de comentarios y sugerencias en nuestros Productos, recopilaremos su dirección de correo electrónico, número de teléfono móvil y el contenido de su comentario para tratar sus problemas y solucionar fallos del dispositivo a tiempo.

2.2. Información que recopilamos automáticamente

• Información del dispositivo: Cuando interactúa con KL Connect, recopilamos automáticamente información de su dispositivo.
• Información de registro: Cuando utilice la Aplicación, se almacenará el correo electrónico registrado en su perfil.
• Información de la ubicación: Podemos recopilar información sobre la ubicación geográfica donde se instala la cerradura digital o mecánica al momento de activar la garantía, en tiempo real.

2.3. Información relacionada con Dispositivos Móviles:

• Información básica de Dispositivos Móviles: Cuando conecte sus Dispositivos con KL Connect, podemos recopilar información básica como, nombre del dispositivo, ID del dispositivo, estado de conexión, hora de activación e información de actualización.
• Información suministrada por Dispositivos Móviles: En función de los diferentes dispositivos que decida conectar con KL Connect, podemos recopilar diversa información suministrada directamente por sus dispositivos. Las cámaras inteligentes pueden suministrar imágenes o videos que capturen.

También podemos recopilar otra información sobre usted, sus dispositivos y su uso de la Aplicación de la manera que le describimos en el momento de la recopilación o de otro modo con su consentimiento.

3. CÓMO UTILIZAMOS SU INFORMACIÓN

A continuación, se describe el uso que KL Security da a los datos personales y cuál es la base legal que justifica que podamos tratar información sobre el Usuario:

• Prestar servicios al usuario: Tratamos datos de su cuenta y perfil, información del dispositivo, datos de uso, información de ubicación e información relacionada con dispositivos móviles para proporcionar al Usuario los Productos y Servicios que haya solicitado o adquirido. En el caso de datos biométricos como las huellas digitales estas se recopilan y almacenan a través del SDK de Tuya Smart con el propósito de configurar, emparejar y operar las cerraduras digitales. Esta información se utiliza exclusivamente para permitir el acceso seguro a su hogar mediante la cerradura digital y se protege con medidas de seguridad avanzadas para evitar accesos no autorizados. La base legal para este tratamiento consiste en el cumplimiento de nuestro contrato con el Usuario en virtud de los Términos y Condiciones de uso.
• Mejorar nuestros servicios: Tratamos información de su dispositivo, datos de uso, información de ubicación entre otros, con el propósito de garantizar las funciones y la seguridad de nuestros Productos, desarrollar y mejorar nuestros Productos y Servicios, analizar la eficacia de nuestras operaciones, evitar y realizar el seguimiento de cualquier uso fraudulento o inadecuado. La base legal para este tratamiento consiste en el cumplimiento de nuestro contrato con el usuario en virtud de los Términos y Condiciones de uso.
• Procesamiento de Pedidos: Utilizamos la información de registro y de pago para gestionar eficazmente los pedidos de productos realizados por nuestros clientes en el e-commerce de KL Connect. Esto implica verificar la identidad del cliente, generar facturas y procesar los pagos a través de nuestros proveedores de servicios de pago seguros. La base legal para este uso radica en la ejecución del contrato de compra y venta entre KL Security y el cliente, garantizando así el cumplimiento de las obligaciones acordadas entre ambas partes.
• Comunicación con los Clientes: Nos comunicamos con nuestros clientes utilizando la información de contacto que nos proporcionan, con el propósito de brindarles actualizaciones importantes sobre sus pedidos, como confirmaciones de compra, detalles de envío y seguimiento de entregas. Además, podemos utilizar esta información con fines de marketing para enviarles notificaciones sobre promociones, ofertas especiales o eventos relacionados con KL Connect y los demás productos que fabrique y/o comercialice KL Security, siempre y cuando hayan otorgado su consentimiento expreso para recibir dichas comunicaciones. En tal caso, cada comunicación que le enviemos incluirá instrucciones que permiten optar por no recibir futuras comunicaciones de dicha naturaleza. La base legal para este uso se fundamenta en el consentimiento del cliente, lo que garantiza que todas las comunicaciones promocionales sean recibidas de manera voluntaria y consciente.
• Comunicación no relacionada con actividades de marketing: Tratamos sus datos personales para enviarle información importante en relación con los Servicios, cambios en nuestros Términos, Condiciones y Políticas y/u otra información administrativa. No puede optar por no recibir estas comunicaciones, ya que dicha información puede ser importante. La base legal para este tratamiento consiste en el cumplimiento de nuestro contrato con el usuario en virtud de los Términos y Condiciones de Uso.
• Mejora de la Experiencia del Usuario: Nos esforzamos por mejorar y personalizar la experiencia del usuario, utilizando la información recopilada de manera responsable. Esto implica analizar los datos de comportamiento del usuario para comprender mejor las preferencias y necesidades de nuestros clientes. Con esta información, podemos ofrecer recomendaciones de productos más relevantes y mejorar la navegación en KL Connect. La base legal para este uso está en el interés legítimo de KL Security en mejorar la experiencia del usuario y ofrecer un servicio de alta calidad, lo que contribuye a fortalecer la relación con nuestros clientes y aumentar su satisfacción.
• Soporte al Cliente: Utilizamos la información personal recopilada con el fin de brindar un servicio de soporte al cliente eficaz y oportuno. Esto implica resolver consultas relacionadas con el uso de nuestros productos y servicios, problemas técnicos y solicitudes de devolución o garantía que puedan surgir por parte de nuestros clientes. Nuestro equipo de atención al cliente utiliza esta información para identificar a los clientes y proporcionarles asistencia personalizada, garantizando así una experiencia satisfactoria. La base legal para este uso se fundamenta en la ejecución del contrato de compra y venta entre KL Security y el cliente, así como en el legítimo interés de la Compañía en ofrecer un servicio de atención al cliente de calidad, lo que contribuye al fortalecimiento de la relación con nuestros clientes.
• Conformidad Legal: Tratamos sus datos personales según lo consideremos necesario o adecuado para cumplir con las leyes y regulaciones vigentes, así como para garantizar el cumplimiento de nuestro proceso legal. Esto puede incluir responder a solicitudes de autoridades públicas, hacer cumplir nuestros Términos y Condiciones, y proteger nuestras operaciones, negocios y sistemas. Además, utilizamos esta información para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, así como los de otros Usuarios, incluido usted. También nos permite aplicar medidas de reparación disponibles o limitar los daños que podamos sufrir. Esta actividad está respaldada por nuestra necesidad de cumplir con las obligaciones legales y proteger los intereses legítimos de nuestra empresa y de nuestros Usuarios.

En resumen, utilizamos la información personal de nuestros clientes de manera ética y responsable, garantizando que se utilice únicamente para los fines descritos anteriormente y que se proteja adecuadamente contra el acceso no autorizado o el uso indebido.

De producirse algún cambio en el propósito al que esté destinada su información personal, le informaremos de dicho cambio en un aviso destacado en KL Connect, donde detallaremos el cambio de propósito y las opciones que usted tendrá respecto a su información personal.

4. CON QUIÉN COMPARTIMOS SU INFORMACIÓN

En KL Security, únicamente compartimos los datos personales de la manera en que le informamos al Usuario. Podemos compartir sus datos personales con los siguientes destinatarios:

• Nuestros proveedores de servicios externos que realizan para nosotros funciones específicas, como por ejemplo alojamiento de sitios web, análisis de datos, procesamiento de pagos y tarjetas de crédito, provisión de infraestructura, servicios de TI, servicio de atención al cliente, servicios de entrega de correo electrónico y otros servicios similares que les permitan prestarnos servicios.
• Filiales o subsidiarias dentro de nuestra familia corporativa, con el propósito de realizar actividades empresariales habituales.
• Según consideremos necesario o adecuado para cumplir con la legislación y normativas vigentes, responder a solicitudes de autoridades públicas y gubernamentales con fines de seguridad nacional, lucha contra el terrorismo u otros asuntos relacionados con la seguridad pública, hacer cumplir nuestros términos y condiciones, proteger nuestras operaciones, negocios y sistemas, proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad y/o los de otros Usuarios, incluido usted, y permitirnos aplicar las medidas de reparación disponibles o limitar los daños que podamos sufrir.
• Una filial u otro tercero en caso de que se produzca cualquier reorganización, fusión, venta, empresa conjunta, asignación, transferencia u otra disposición de la totalidad o parte de nuestro negocio, activos o acciones (que incluye, sin limitación, todo lo relacionado con cualquier quiebra u otros procedimientos similares). En tal caso se publicará un aviso destacado en KL Connect acerca de cualquier cambio en la propiedad, nuevos usos incompatibles de sus datos personales y decisiones que puede adoptar en relación con sus datos personales.

Con la excepción de los terceros que se describen anteriormente, a otros terceros exclusivamente con su consentimiento.

5. TIEMPO QUE CONSERVAMOS SU INFORMACIÓN Y A DÓNDE VA

En KL Security, nos comprometemos a conservar la información personal de nuestros clientes y Usuarios de KL Connect, únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los cuales fue recolectada, así como para cumplir con las obligaciones legales y regulatorias aplicables. El período de retención de los datos puede variar dependiendo de la naturaleza de la información y los propósitos para los cuales se utiliza. A continuación, se detalla cómo determinamos el tiempo de conservación de la información y a dónde va:

5.1. Determinación del Período de Retención:

• Evaluar los fines de la recopilación de datos: Revisamos los fines para los cuales se recopiló la información y determinamos cuánto tiempo será necesario conservarla para cumplir con dichos fines. Por ejemplo, si la información se recopiló para procesar un pedido de producto, conservaremos los datos durante el tiempo necesario para completar la transacción y cumplir con las obligaciones legales y contractuales asociadas.
• Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias: Consideramos los requisitos legales y regulatorios que nos obligan a conservar ciertos datos durante períodos específicos. Por ejemplo, datos financieros y tributarios pueden requerir un período de retención más largo para cumplir con las obligaciones contables y fiscales.
• Evaluación de riesgos y necesidades comerciales: Evaluamos los riesgos asociados con la conservación de datos personales y las necesidades comerciales de la empresa. Esto puede incluir consideraciones sobre la seguridad de la información, la gestión de riesgos de privacidad y las necesidades operativas y comerciales de la empresa.

5.2. Destino de la Información:

• Eliminación segura de datos: Una vez que los datos ya no sean necesarios para los fines para los cuales fueron recopilados y ya no exista una obligación legal que requiera su retención, procederemos a eliminarlos de forma segura y permanente de nuestros sistemas.
• Anonimización de datos: En algunos casos, cuando ya no necesitemos los datos personales para fines específicos, pero aún deseemos conservar cierta información para fines estadísticos o de investigación, podemos anonimizar los datos de manera que no puedan asociarse con individuos específicos.
• Transferencia a terceros: En situaciones en las que tengamos la necesidad de transferir datos a terceros, garantizaremos que dicha transferencia cumpla con las leyes y regulaciones aplicables de protección de datos y que se establezcan medidas de seguridad adecuadas para proteger la información.

En resumen, en KL Security nos comprometemos a conservar la información personal de nuestros clientes y Usuarios de manera responsable y segura, garantizando que se utilice únicamente para los fines para los cuales fue recolectada y que se elimine de forma adecuada una vez que ya no sea necesaria.

6. COMO GARANTIZAMOS LA SEGURIDAD DE SUS DATOS PERSONALES

Utilizamos protecciones físicas, administrativas y técnicas comercialmente razonables para proteger la integridad y seguridad de sus datos personales. KL Security aplica diversas estrategias de seguridad para garantizar de forma eficaz la seguridad de los datos del Usuario. En lo que respecta al procesamiento de datos, se aplica filtrado estricto y validación de los datos y auditoría completa de los datos. En lo que respecta al almacenamiento de los datos, toda la información confidencial de los Usuarios se cifrará de forma segura para su almacenamiento. Si tiene algún motivo para considerar que su interacción con nosotros ya no es segura (por ejemplo, si siente que la seguridad de cualquier cuenta que pueda mantener con nosotros se ha visto comprometida), debe notificarnos inmediatamente el problema a través de la dirección de correo electrónico gerenciaproyectos@klsecurity.net

7. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA

Para facilitar nuestras operaciones, podemos transferir, almacenar y tratar sus datos personales en jurisdicciones distintas de la que habita. Las leyes en estos países pueden ser diferentes de las leyes aplicables en su país de residencia. Cuando lo hagamos, nos aseguraremos de brindar un nivel de protección adecuado para la información.

8. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

KL Security actúa como responsable del tratamiento de datos personales y se encarga de llevar a cabo las operaciones de tratamiento de datos en nombre y por cuenta de la Compañía.

9. DERECHOS EN RELACIÓN CON LOS DATOS PERSONALES

En KL Security respetamos sus derechos y control sobre sus datos personales. Puede ejercer cualquiera de los siguientes derechos:

• Solicitar el acceso a los datos personales que tratemos sobre usted.
• Solicitar que corrijamos los datos personales incorrectos o incompletos sobre usted.
• Solicitar la eliminación de datos personales sobre usted.
• Solicitar restricciones, de forma temporal o permanente, sobre el tratamiento que hagamos de algunos o de todos sus datos personales.
• Solicitar la transferencia de sus datos personales a usted o a un tercero donde tratemos los datos en virtud de su consentimiento o de un contrato suscrito con usted, y donde nuestro tratamiento será automatizado.
• Optar por no participar u oponerse a nuestro uso de sus datos personales cuando nuestro uso se base en su consentimiento o en nuestros intereses legítimos.

Para ejercer cualquiera de los derechos mencionados anteriormente, puede hacerlo mediante el envío de un correo electrónico a la dirección gerenciaproyectos@klsecurity.net, en el cual debe aclarar qué información desea que se modifique, si desea que se eliminen sus datos personales de nuestra base de datos, o informarnos acerca de las limitaciones que desea imponer sobre el uso que hagamos de sus datos personales. Tenga en cuenta que, por motivos de seguridad, podemos solicitarle que verifique su identidad antes de adoptar cualquier medida sobre su solicitud.

De acuerdo con la normatividad vigente, su consulta de derechos personales se tramitará en un plazo máximo de (10) diez días hábiles desde que la recibimos. Si no podemos responder en ese tiempo, le avisaremos, explicando por qué y le diremos cuándo la responderemos. Esa fecha no será más de (5) cinco días hábiles después del plazo inicial.

Si desea presentar un reclamo, porque considera que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta un presunto incumplimiento a la ley, debe asegurarse de incluir en la solicitud su número de identificación, descripción detallada de los hechos que motivan el reclamo, su dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones y los documentos que sustenten los hechos que motivan la reclamación. Si el reclamo está incompleto, le notificaremos para que lo corrija en un plazo de (5) cinco días. Si no recibimos la información solicitada en un plazo de (2) dos meses, entenderemos que ha desistido del reclamo.

Si el receptor de su reclamo no puede resolverlo, lo trasladará en un plazo máximo de (2) dos días hábiles y le informará de esta situación.

Nos comprometemos a resolver su reclamo en un plazo máximo de (15) quince días hábiles a partir de la recepción del mismo. Si por alguna razón no podemos resolverlo en este tiempo, le informaremos sobre los motivos de la demora y le indicaremos una nueva fecha de resolución, que en ningún caso superará los (8) ocho días hábiles adicionales al plazo original.

10. CÓMO PUEDE COMUNÍCARSE CON NOSOTROS

Si los Usuarios tienen alguna pregunta o inquietud sobre esta Política de Privacidad o el manejo de sus datos personales, pueden ponerse en contacto con nosotros al correo gerenciaproyectos@klsecurity.net

11. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios que implementemos en nuestras prácticas relacionadas con la información, al menos una vez al año. Si realizáramos cualquier cambio material, le informaremos a través de un aviso en la Aplicación antes de la entrada en vigor del cambio.